در یک سال اخیر بیشتر گفتگوها درباره انتقال از رویدادهای فیزیکی به رویدادهای مجازی در میان بیماری همه گیر COVID-19 در نمایشگاه ها، جلسات فروش و کنفرانس های صنعت، متمرکز شده است. اما این همه گیری شرکت ها را مجبور کرده است که نحوه رویکردشان درباره مجامع سرمایه گذاران و سهامداران را نیز بازنویسی کنند. انتقال از برخی جهات طبیعی و منطقی بود، زیرا گزارش های مالی قبلاً از راه دور بودند. گسترش برگزاری مجمع مجازی برای مجامع سالیانه گام منطقی بعدی بود که مزایای زیادی هم برای برگزارکنندگان و هم برای شرکت کنندگان به همراه داشت.
بسیاری از این تغییرات مثبت بوده است. همچنین مشخص شد که هزینه های رویدادهای مجازی کمتر از مجامع حضوری و ترکیبی است.
در واقع، برخی از شرکت ها مشکلاتی از قبیل اشکالات فنی و مشکلاتی در ایجاد انتقال از رویداد فیزیکی به رویداد مجازی. در اینجا چند نکته برای برنامه ریزی جهت برگزاری مجمع مجازی کارآمد و مؤثرتر آورده شده است.
از قبل با حاضران و شرکت کننده ها تعامل برقرار کنید.
اگرچه رویدادهای مجازی امری عادی و متداول هستند اما برخی از حاضران در پیوستن به مجمع مجازی مهارت کافی را ندارند. برقراری ارتباط زود هنگام در مورد انتظارات و چگونگی شرکت در مجمع به شرکت کنندگان کمک می کند تا هرگونه احساس نگرانی از پیوستن به مجمع را به حداقل برسانند.
برای کمک به بهبود فرآیند در آینده، فرصت هایی مانند نظرسنجی های پس از رویداد را برای شرکت کنندگان در نظر بگیرید تا بتوانند در مورد تجربه خود بازخورد ارائه دهند.
مطمئن باشید که از هر فرصتی برای درک اینکه چه عواملی مؤثر هستند و چه مواردی نیاز به بهبود دارند استفاده می کنید.
برای برگزاری مجمع مجازی امنیت را جدی بگیرید.
جهان امروز از هر جهت با تهدیدهایی روبرو است. هکرها آماده هستند تا مشکل ایجاد کنند. اما شرکت ها نباید به آن ها اجازه دهند که رویداد مهمی مانند مجمع آنلاین را مختل کنند.
شرکت ها می توانند با استفاده از رویکردهای اثبات شده نگرانی های امنیتی را کاهش دهند از جمله، محافظت از شبکه با پسورد، احراز هویت هنگام ورود به سیستم و دسترسی محدود مخاطبان در صورت امکان.
درک کنید که برای ارائه چه چیزی به یک پلتفرم نیاز دارید.
به عنوان بخشی از روند برنامه ریزی، تعداد شرکت کنندگان و نحوه تعامل آن ها با این رویداد را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، شرکت کنندگان علاوه بر مشاهده ارائه ها، نیاز دارند سؤالاتی را نیز بپرسند، به این معنی که برخی از پلتفرم های مجمع مجازی ممکن است به اندازه کافی مجهز نباشند.
در نظر بگیرید که بهتر است چگونه اطلاعات پروکسی، افشای اطلاعات و سایر مطالب قانونی مورد نیاز را به اشتراک بگذارید، چه پیش از برگزاری مجمع چه در حین خود رویداد.
آخرین اما مهمترین مورد، دستور جلسه را در نظر بگیرید. یک رویداد مجازی ممکن است نیاز باشد به گونه ای متفاوت ارائه شود تا جریان بهتر اطلاعات را فراهم کند در حالی که مشارکت مخاطبان را تسهیل می کند و از پرداختن به تمام اطلاعات لازم اطمینان می یابد.
در برگزاری مجمع مجازی تجربه را برای کاربر نهایی بهبود بخشید.
مخاطبان امروز بیش از هر زمان دیگری به راحتی حواسشان پرت می شود، بنابراین کلید بهبود تجربه برای شرکت کنندگان جذاب بودن این رویداد است.
به عنوان بخشی از برنامه ریزی، به دنبال فرصت هایی برای کوتاه کردن سخنرانی ها و خلاصه کردن آن ها با کلیپ های ویدئویی کوتاه و جذاب کردن صحبت های خود باشید. علاوه بر این، برنامه ریزان رویداد باید فرصت هایی برای تعامل مانند جلسات پرسش و پاسخ را نیز فراهم کنند.
رویدادهای مجازی به شرکت ها کمک می کنند تا بهتر با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنند. آن ها با استفاده از این رسانه صحبت های خود را به روش های جدید و منحصر به فرد به افراد انتقال می دهند.
اگرچه یک محیط مجازی ممکن است رویداد را متفاوت جلوه دهد، اما شرکت ها هنوز هم نیاز به برگزاری رویدادها دارند. آن ها نمی توانند تنها به دلیل بیماری همه گیر از تعهدات خود در برابر سهامداران چشم پوشی کنند.
کرونا شرکت ها را مجبور به ارزیابی مجدد نحوه تجارت خود کرده است، اما انتقال از مجمع حضوری به مجازی نشان می دهد که برخی از این تغییرات، تغییرات مثبتی است که در آینده نیز به نفع شرکت ها خواهد بود.
منبع: