در حالی که شرکت ها از دورکاری و تمهیدات کاری انعطاف پذیر استقبال می کنند، مجمع عمومی عادی سالیانه (AGM) نیز دستخوش تغییراتی شده است. COVID-19 شرکت ها را وادار کرده است تا در مورد نحوه تعامل خود با مردم تجدید نظر کنند، به این معنی که مجامع عمومی عادی سالیانه در حال حرکت به سمت برگزاری آنلاین هستند. در اینجا مزایای برگزاری مجمع مجازی برای کسب و کار شما آورده شده است.
مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی چیست؟
مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی همان مجمع عمومی عادی سالیانه فیزیکی است، با این تفاوت که از طریق کنفرانس تلفنی، رأی گیری الکترونیکی و وبینار انجام می شود. قالب مجمع عمومی عادی سالیانه زمانی که مجمع به صورت فیزیکی و یا به صورت مجازی برگزار می شود، یکسان است.
هزینه های مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی کمتر از مجامع سنتی است
برای بسیاری از شرکت ها، هزینه برگزاری مجمع عمومی عادی سالیانه سنتی همیشه یک مشکل بوده است، به ویژه هنگامی که حضور در مجامع اندک است. مشکلات رزور محل برگزاری و هزینه های پذیرایی با حضور و مشارکت پایین سهامداران دو چندان می شود.
با استفاده از برگزاری مجمع عمومی عادی سالیانه خود به صورت آنلاین، می توانید این هزینه ها را حذف کنید و در هزینه های مربوط به برگزاری یک رویداد حضوری صرفه جویی کنید. تمام آنچه برای برگزاری مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی نیاز دارید یک پلتفرم رویداد مجازی قابل اعتماد مدیریت شده و فضای کوچکی مانند خانه یا دفتر کار است.
مجامع عمومی عادی سالیانه مجازی قابلیت دسترسی و حضور را افزایش می دهند
در بسیاری از کشورها مردم از برگزاری مجمع عمومی عادی سالیانه به صورت آنلاین استقبال کرده اند و هر روزه بر محبوبیت آن افزوده می شود. به طور کلی، برگزارکنندگان نیز از میزان مشارکت در مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی بسیار راضی بوده اند. تعداد مشارکت کنندگان و حاضرین در مجمع افزایش یافته است و این در وهله اول به این دلیل است که سهامداران راه دور دیگر با سفر یا هزینه سفر محدود نمی شوند.
مجامع عمومی عادی سالیانه مجازی همچنین حضور را برای سهامدارانی که مشکلات سلامتی یا معلولیت دارند آسان می کنند، به این معنی که شرکت شما برای طیف متنوعی از سرمایه گذاران در دسترس و جذاب تر خواهد بود.
مجامع مجازی مشارکت سهامداران را بهبود می بخشند
شرکت هایی که مجمع عمومی عادی سالیانه خود را به صورت آنلاین برگزار می کنند در می یابند که افزایش حضور همچنین باعث بهبود نرخ تعامل می شود. سهامداران بیشتر سؤالات می پرسند، رأی می دهند و در صورت امکان می توانند در یک پلتفرم مجازی نظرات خود را مطرح کنند.
اینجاست که انتخاب یک ارائه دهنده رویداد مجازی مدیریت شده و مناسب، حائز اهمیت می شود. به دنبال خدماتی باشید که شامل یک ناظر باشد تا جلسات پرسش و پاسخ و رأی گیری را تسهیل کند.
مجمع مجازی به اندازه مجامع سنتی ایمن هستند
قبل از کرونا، برخی از شرکت های سنتی به دلیل عدم اعتماد به فناوری و ترس از نقض احتمالی امنیت، در استفاده از مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی تردید داشتند. در واقع، با راه حل مناسب رویداد مجازی، مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی شما به اندازه یک مجمع سنتی و یا حتی بیشتر، ایمن خواهد بود.
به دنبال یک ارائه دهنده رویداد مجازی مدیریت شده مناسب بگردید. شرکت های معتبری که به امنیت شما اهمیت می دهند، تنها از طریق چندین لایه امنیتی از جمله URL های رمزگذاری شده، دامنه امن و ارائه کدهای دسترسی و پین ها اجازه دسترسی به مجمع شما را می دهند. همچنین مجمع در تمام مدت تحت نظارت دقیق قرار خواهد گرفت تا اطمینان حاصل شود که هیچ مهمان ناخوانده ای به آن نپیوندد.
نیازی به تغییر نحوه اجرا و برگزاری مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی خود ندارید
اگرچه ممکن است اولین باری که مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی برگزار می کنید، کمی احساستان غیرمعمول و عجیب باشد ولی قالب، ساختار و جریان مجمع شما نباید از آنچه که شما قبلاً پیش گرفته اید، تغییر کند. نکته اصلی این است که باید چند جلسه تمرینی برگزار کنید، دقیقاً همان طور که برای مجمع سنتی خود آماده می شوید. از اینکه چقدر برگزاری مجمع آنلاین آسان است شگفت زده خواهید شد.
شما باید هر ساله یک مجمع عمومی عادی سالیانه برگزار کنید و همچنان باید به دستورالعمل ها در مورد نحوه اجرای آن ها پایبند باشید. از جمله فراهم آوردن فرصت معقول برای شرکت کنندگان برای مشارکت در بحث ها، پرسیدن سؤالات و رأی گیری.
از بسیاری جهات، مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی حتی می تواند نسبت به مجامع سنتی تجربه بهتری برای سهامداران شما رقم بزند. شرکت کنندگان می توانند با دسترسی به سیستم کامپیوتر، به مجمع بپیوندند. حتی برخی از مدیران رویدادهای مجازی شخصاً با شرکت کنندگان تماس گرفته و آن ها را به مجمع عمومی عادی سالیانه متصل می کنند.
می توانید میزبانی مجمع عمومی ترکیبی را انتخاب کنید
لازم نیست کل مجمع عمومی عادی سالیانه خود را به صورت آنلاین برگزار کنید. بسیاری از شرکت ها از مزایای هر دو بهره مند می شوند و میزبانی مجمع عمومی عادی سالیانه ترکیبی را انتخاب می کنند.
مجمع عمومی عادی سالیانه ترکیبی به مجمع سنتی گفته می شود که علاوه بر یک پلتفرم آنلاین در یک مکان فیزیکی نیز برگزار می شود، و به شرکت کنندگان این امکان را می دهد تا به صورت حضوری یا آنلاین شرکت کنند.
سخن پایانی
این احتمال وجود دارد که مجامع عمومی عادی سالیانه مجازی به دلیل مزایایی که برای بسیاری از شرکت ها و سهامداران به ارمغان آورده اند، همچنان مورد اسقبال قرار بگیرند.
بنابراین اگر شما یا سازمانتان در برابر تغییر مقاومت نشان داده اید، اکنون بهترین زمان برای صحبت با یک متخصص رویداد مجازی و اینکه چگونه می توانید اولین مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی خود را برنامه ریزی کنید است.
منبع:
www.expressvirtualmeetings.com