با داشتن فناوری و ارائه دهنده مناسب، یک مجمع عمومی مجازی سالیانه یا هیبریدی می تواند به همان اندازه میزبانی رویداد حضوری معمول شما حرفه ای، آموزنده و مؤثر باشد.
در این پست، آنچه در مورد مجامع عمومی سالیانه مجازی (یا هیبریدی) و چگونگی برگزاری مجمع نیاز است بدانید را بیان خواهیم کرد. برای یک مجمع عمومی فوق العاده (EGM) یا هر مجمع دیگر در سازمان خود، این مراحل را دنبال کنید.
مجمع عمومی مجازی چیست؟
یک مجمع عمومی عادی سالیانه (AGM) مجازی مجمعی است بین سازمان ها و سهامداران یا اعضا آن ها، که در آن نتایج گزارش می شود، کسب و کار مورد بحث و بررسی قرار می گیرد و تصمیمات رای گیری می شود، همه ی این ها در یک پلتفرم رویداد آنلاین مجازی انجام می شود، و نه در یک رویداد حضوری.
رهنمودهای برگزاری مجامع آنلاین
برگزاری مجمع عمومی مجازی دارای دستورالعمل ها و قوانین متفاوت از مجمع حضوری سهامداران است که باید کاملاً رعایت شود. برای برگزاری موفق مجمع، اپراتور رویداد مجازی که برای میزبانی مجمع خود با آن کار می کنید باید فرصتی معقول در اختیار همه شرکت کنندگان قرار دهد تا در بحث ها شرکت کنند، سؤال کنند و در مورد تصمیمات رأی دهند. این بدان معناست که مسئولیت سازمان شما این است که از وجود فناوری مناسب برای تسهیل این امر و آگاهی شرکت کنندگان از نحوه کار پلت فرم آنلاینی که انتخاب کرده اید، اطمینان حاصل کند.
مجمع عمومی هیبریدی چیست؟
یک مجمع عمومی سالیانه هیبریدی به مجمع سهامدارانی گفته می شود که علاوه بر ارائه مشارکت از طریق یک پلتفرم آنلاین، در یک مکان فیزیکی نیز برگزار می شود.
شرکت ها باید دستورالعمل هایی را در مورد چگونگی مشارکت ارائه دهند.
کسب و کارها باید به سهامداران، اطلاعات دقیق در مورد چگونگی دسترسی و مشارکت را نیز ارائه دهند. باید توضیحات روشنی در مورد موارد زیر ارائه دهند:
- روز و ساعت برگزاری و لینک دسترسی به مجمع.
- نحوه ارائه فرصت منطقی و معقول برای رأی دادن در مورد تصمیمات، اظهارنظر و طرح سؤال به کسانی که به شکل مجازی شرکت می کنند.
- نحوه استفاده از این فناوری برای مشاهده، رأی دادن، اظهارنظر و طرح سؤال.
مشارکت اعضا در طی مجامع عمومی عادی سالیانه مجازی
برای اینکه همه شرکت کنندگان بتوانند با موفقیت در مجمع عمومی مجازی شما شرکت کنند، پل تفرم فناوری یا ارائه دهنده ای که انتخاب می کنید باید:
- یک اتصال قابل اعتماد یا هاستی داشته باشد که بتواند مجمع را بدون وقفه برگزار کند.
- از جلسات پرسش و پاسخ زنده پشتیبانی کند.
- اطمینان حاصل کند که تنها کسانی که حق رأی دارند می توانند رأی دهند.
- به اعضا این امکان را بدهد که در طول مجمع عمومی مجازی به طور مستقیم رأی دهند.
برگزاری آسان و بدون دردسر مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی
مشکلات فنی می تواند ناخوشایند باشد، اما یک اپراتور خبره رویداد مجازی از نزدیک با شما همکاری خواهد کرد تا نیاز شما را مشخص کند و رویداد شما را در پشت صحنه اجرا کند بدون اینکه سازمان شما نگران جنبه های فنی اجرای مجمع عمومی مجازی (AGM) باشد. بهترین ارائه دهندگان نیز زیرساخت و نرم افزار اختصاصی خود را دارند و به شما یک لایه محافظت اضافی در برابر هر گونه اتفاق ناگواری را که می تواند در مجمع شما اختلال ایجاد کند، می دهد.
برای اطمینان از اینکه مجمع عمومی مجازی شما بدون مشکل برگزار می شود، مهم است که:
- قبل از مجمع عمومی مجازی خود با همه میزبانان و سخنرانان پیش از مجمع به صورت تمرینی یک بار آن را برگزار کنید. همچنین بسیار مهم است که دستگاه هایی که در طول تمرین استفاده می شوند دستگاه هایی باشند که در روز مجمع عمومی عادی سالیانه استفاده می شوند.
- یک راه حل پشتیبان مناسب داشته باشید. ارائه یک گزینه کنفرانس از راه دور ایده آل است تا در صورت بروز مشکلات فنی یا مرتبط با اینترنت، مهمانان شما با استفاده از تلفن خود به طور ایمن با مجمع عمومی مجازی شما تماس بگیرند.
خصوصی و محرمانه نگه داشتن مجمع عمومی مجازی
برخی از سازمان ها به حق نگران نقص های امنیتی هستند.
ارائه دهندگان مناسب راه حل رویداد مجازی از طریق چندین لایه امنیتی معتبر از URL های رمزگذاری شده، دامنه های امن HTTPS گرفته تا تهیه کد دسترسی و پین های منحصر به فرد، به مجمع شما امکان دسترسی می دهد. این به این معنی است که احتمال مراجعه مهمانان ناخوانده به مجمع عمومی عادی سالیانه شما بسیار کم است.
مدیریت رای گیری و پرسش و پاسخ
جدای از تماس فیزیکی بین افراد، روند اجرای AGM مجازی بی شباهت به رویدادهای فیزیکی که ممکن است شما در آن شرکت کرده باشید، نیست.
سازمان شما همچنان، چهره مجمع عمومی سالیانه شما خواهد بود، در حالی که ارائه دهنده مجازی شما در پشت صحنه کار می کند تا اطمینان حاصل کند که شرکت کنندگان در مجمع عمومی مجازیشرکت می کنند، اطلاعات ارائه شده است و برای همه مهمانان قابل مشاهده و شنیدن است و مهمتر از همه، بصورت یکپارچه رأی گیری آنلاین و پرسش و پاسخ را تسهیل می کند.
رأی دادن
تصمیماتی که به آن ها رأی داده می شود قبل از رویداد با اپراتور سازماندهی می شوند.
در زمان تعیین شده و با مشاده نشانه از پیش تعیین شده از طرف میزبان، اپراتور رأی گیری آنلاین را برای کسانی که دارای حق رأی هستند فعال می کند و یک بازه زمانی مشخص برای رأی دادن در اختیار آن ها قرار می دهد.
نتایج شمرده شده و این روند برای تصمیمات جمعی بعدی تکرار می شود.
پرسش و پاسخ
با مشاهده و شنیدن نشانه از قبل تنظیم شده، اپراتور امکان پرسش و پاسخ را فعال می کند. شرکت کنندگان می توانند با “بالا بردن دست” به صورت آنلاین یا فشار دادن دکمه های خاص صفحه کلید تلفن خود، به صف پرسش و پاسخ بپیوندند.
به میزبان یا مجری فرصت داده می شود تا با صحبت مستقیم با سؤال کننده در صف پرسش و پاسخ، به هر سؤال پاسخ دهد.
منبع: