مجمع آنلاین

مجمع آنلاین چیست؟​

مجمع عمومی سالانه مجازی، برگزاری جلسه سالانه سهامداران بصورت آنلاین و بدون جلسه فیزیکی مربوطه است. در این نوع کنفرانس سهامداران قادر به شرکت و رأی گیری بصورت آنلاین هستند.

     

    هنگامی که جلسات  به صورت حضوری و فیزیکی برگزار نمی شود، باید روش های جدیدی برای برگزاری کنفرانس ها، آموزش ها و رویدادها پیدا کرد.

    برخی از عوامل همچون شیوع بیماری ها می توانند ساختار اصلی برخی از جلسات را تغییر دهند، اما این برای همه موارد امکان پذیر نیست مانند مجامع عمومی  و کنفرانس های سالانه  که جزء مهم‌ترین دغدغه‌های سرمایه‌گذاران شرکت های بورسی شده است. تغییر این جلسات به نحوی که ساختار های اصلی آن ها را تغییر ندهد چالش بزرگی به شمار می رود.

     

مزایای استفاده از مجمع آنلاین

صرفه جویی در زمان و هزینه

برگزاری یک جلسه آنلاین باعث کاهش هزینه های معمول متقابل در قالب سنتی می شود.سفر کمتر توسط سهامداران و هیئت مدیره موجب صرفه جویی در زمان خواهد شد.

دسترسی آسان

سهامداران به راحتی می توانند به صورت آنلاین از هرجای دیگر بدون در نظر گرفتن مکان خود پیشنهادات خود را در مجمع مطرح کنند.

محافظت از محیط زیست

برگزاری جلسات آنلاین، در مقایسه با جلسات فیزیکی، اثر تکثیر گازهای گلخانه ای را تا ۹۹.۹ درصد کاهش می دهد.

رای گیری آنلاین

رای گیری آنلاین و یکپارچه با قابلیت احراز هویت آنلاین و جمع بندی با آرای حضوری مجمع سهامی عام و خاص

پرسش و پاسخ مؤثر

فناوری کنونی اجازه پرسش و پاسخ و پیام رسانی پیچیده ای را می دهد تا همواره هیئت مدیره پاسخگو باشند.

شفافیت در فرایند کار

رأی گیری های دیجیتال موجب شفافیت در روند کار شده و نتایج فوری به شرکت کنندگان نشان داده می شود.

درخواست مشاوره و دمو آنلاین

فرم مشاوره

راهکار مورد نظر*

برای مجامع آنلاین به چه راه حل هایی نیاز دارید؟

پخش کامل تصویر و صدا از تمام رویداد و جلسه

شما نیاز به سامانه ای دارید که بتواند به طور مؤثر و با کیفیت قابل قبولی، تصاویر زنده از جلسه و مجمع آنلاین را پخش کند. همچنین  این امکان را برای شما فراهم کند تا جلسه مجازی را بتوانید در مدیا های مختلف همچون آپارات و یا شبکه های اجتماعی به صورت آنلاین دنبال کنید.

فرایند احراز هویت امن

بدون فرآیند ثبت نام خودکار و ایمن، شرکت ها مجبور به انجام فرآیندهای دستی و طولانی  هستند تا اطمینان حاصل شود حد نصاب لازم برای شروع مجمع آنلاین برآورده شده است. برای  میل به این هدف، شما نیاز به سامانه ای دارید که بتواند این بستر را برای شرکت کنندگان فراهم آورده و  امنیت داده های ورودی و شرکت کنندگان را فراهم کند.

ارسال دعوت نامه

استفاده از ماژول های دعوت از اهمیت اساسی برخوردار است، زیرا شما می توانید  به طور دقیق مشاهده کنید که چه کسی دعوت نامه شما را رد کرده و چه کسی هنوز پاسخی نداده است. این امر موجب صرفه جویی در وقت شده و پیگیری آن  را ساده  می کند.

این دعوت نامه ها می تواند با توجه به “اساسنامه” شرکت از نظر چگونگی ارسال دعوت نامه  به سهامداران اختصاصی سازی شود.

اطلاع رسانی جلسه

با استفاده از سیستم عامل های دیجیتال برای مدیریت ارتباطات  می توان اطلاع رسانی به یک مجمع عمومی سالیانه آنلاین را با همان ضوابط شیوه فیزیکی انجام داد.

در سامانه مجامع آنلاین می توان مدیریت ثبت اطلاعات تماس را به طور دقیق انجام داد که برای رعایت مقررات و اساسنامه ها اهمیت بالایی دارد. بسیاری از سازمانها در جلسات  و کنفرانس های خود دسته های مختلفی از شرکت کنندگان را نیز دارند که برای مثال فقط برخی از آنها شامل حق رأی می شوند.

 مدیریت دسته های مختلف شرکت کنندگان از طریق یک ابزار دیجیتال بسیار آسان تر است. همچنین با کمک فرایند های امنیتی، برگزار کنندگان می توانند هویت خود را در جلسه یا در سیستم رأی گیری تأیید کنند. تمامی این داده ها  در سامانه به راحتی قابل محاسبه هستند.

ثبت نام حضوری و تنظیم فهرست انتخابات

دانستن اینکه چه کسی در جلسات و کنفرانس های آنلاین حضور دارد، هنگام انجام فرایندهای رأی گیری بسیار مهم است. در یک جلسه فیزیکی، ثبت نام هر یک از شرکت کنندگان در هنگام ورود آسان است، چه به صورت دستی  و چه به صورت دیجیتالی و یا روش ترکیبی که از طریق اسکن بلیط یا شناسه انجام شود.  اما زمانی که اعضا از راه دور شرکت می کنند، باید مدیریت ثبت نام با روش های دیگری انجام شود.

 

برای حل این مسئله، ما توصیه می کنیم از طریق سامانه مجامع آنلاین یک پیام متنی با یک لینک شخصی (منحصر به فرد) به هر یک از شرکت کنندگان  و سهامداران ارسال شود. شرکت کنندگان  می توانند  از طریق این لینک وارد شده و یک منشی، دبیر یا اپراتور دیگری که  رئیس جلسه آن را منصوب کرده به راحتی مشارکت کاربران را به طور کامل مدیریت کند.

درخواست سؤال در مجامع آنلاین

در یک جلسه و مجمع مجازی که با حضور اعضا برگزار می شود، داشتن چارچوب روشن در مورد چگونگی مطرح کردن سؤالات شرکت کنندگان بسیار اهمیت دارد. در جلسات کوچکتر، ممکن است هر شرکت کننده با بالا بردن دست خود و کسب اجازه شروع به صحبت کند، اما این امر در جلسات با تعداد اعضای بیشتر عملا کارایی چندانی ندارد.

 

با استفاده از ویژگی پرسش و پاسخ سامانه مجامع آنلاین (قابل استفاده از طریق مرورگر وب یا تلفن همراه) می توانید از شرکت کنندگان بخواهید برای صحبت کردن ثبت نام کنند یا از آنها بخواهید مستقیماً سؤالات خود را تایپ کنند. سپس منشی جلسه پس از بررسی اهمیت سؤالات  آنها را به رئیس جلسه ابلاغ کرده و یا شخصاً  آنها را پاسخ دهد.

سیستم رأی گیری

رأی دادن با بالا بردن دست، که اغلب در جلسات فیزیکی مشاهده می کنیم، به صورت مجازی کار نمی کند. در عوض، با استفاده از ابزارهای دیجیتال هر شرکت کننده  می تواند رأی خود را در صورت لزوم و به صورت دیجیتالی ارائه دهد.

فرایند رأی گیری با توجه به اساسنامه ها و مقررات جدید سازمان بورس و اوراق بهادار انجام می شود. در این فرایند با توجه به دسته بندی مختلف شرکت کنندگان، لینک رأی گیری در اختیار واجدین شرایط قرار گرفته و اعضا پس از ورود به سامانه، فرم رأی گیری اختصاصی خود را دریافت و پر می کنند.

وقتی همه (یا افراد واجد شرایط بسته به اساسنامه سازمان) رأی خود را دادند، نتیجه رأی به صورت مستقیم در صفحه مشترک با شرکت کنندگان نمایش داده شود. این نتایج را می توان برای همه شرکت کنندگان به صورت زنده نیز نشان داد و فرایند را به صورت یکپارچه انجام داد.

هزینه مجمع آنلاین و ترکیبی چقدر است؟

یکی از رایج ترین سؤالاتی که شرکت ها مطرح می کنند این است که هزینه مجمع آنلاین چقدر است؟

عوامل مختلفی وجود دارد که می تواند در هزینه برگزاری مجمع آنلاین و افزودن عناصر و ویژگی های مجازی به آن تأثیرگذار باشد. برخی از این موارد عبارتند از:

  • تعداد  شرکت کنندگان
  • پخش زنده موازی روی شبکه های اجتماعی و کانال های خبری
  • ویژگی های اختصاصی مجمع آنلاین همچون فرم های رأی گیری و…
  • تجهیزات و سخت افزای های انتقال صوت و تصویر همانند میکروفون، تعداد دوربین های مستقر در محل برگزاری مجمع آنلاین، مودم و …

پاسخ به این سؤالات به تعیین هزینه کلی جلسات مجازی شما کمک می کند.

با پیشرفت روز افزون فناوری، سازمان ها  نیاز  بیشتری به تعاملات دیجیتالی دارند. ما در سامانه مجمع آنلاین گیرا تلاش کرده ایم تا با ایجاد بستری مناسب با داشتن ویژگی های مورد نیاز شرکت ها را به سمت برگزاری مجامع آنلاین و جلسات مجازی سوق دهیم.

نکاتی برای برگزاری مجمع مجازی کارآمد

ویژگی های مجمع آنلاین گیرا

    • تیم واحد سیار مجامع و جلسات آنلاین
    • تیم فیلم برداری و صدابرداری مستقر در جلسه
    • سامانه رأی گیری آنلاین
    • امکان پرسش و پاسخ شرکت کنندگان
    • امکان به اشتراک گذاری فایل ارائه (پاورپوینت، PDF و ...)
    • امکان حضور ناظر و حسابدار سازمان بورس
    • امکان پخش زنده همزمان در شبکه های اجتماعی و کانال های خبری
    • ضبط جلسه و امکان دسترسی در آینده
Call Now Button