از آنجا که شرکت های زیادی برای رعایت محدودیت های COVID-19 مجمع عمومی عادی سالیانه (AGM) خود را به صورت آنلاین برگزار می کنند، تعداد پلتفرم های مجازی که خدمات برگزاری مجامع عمومی عادی سالیانه را ارائه می دهند افزایش یافته است. اما با وجود گزینه های زیادی که وجود دارد، و با توجه به موارد استفاده متفاوت و تقاضاهای منحصر به فرد، چگونه می توانید بهترین ارائه دهنده سامانه مجامع آنلاین را برای برآورده کردن نیازهای سازمان خود انتخاب کنید؟
برای کمک به شما برای یک انتخاب درست، آنچه را که در مورد جستجوی یک راه حل مجمع عمومی عادی سالیانه آنلاین باید بدانید بیان خواهیم کرد.
ویژگی های ضروری سامانه مجامع آنلاین
هنگامی که نوبت به برگزاری مجمع عمومی مجازی موفق می رسد، ویژگی های خاصی وجود دارد که داشتن آن ها ضروری است.
فارغ از اینکه کدام ارائه دهنده خدمات مجازی مجمع عمومی عادی سالیانه را انتخاب می کنید، ویژگی های زیر حتماً باید ارائه شود:
قابلیت های رای گیری: باید به سهامداران این فرصت داده شود که به صورت آنلاین رأی دهند. آراء باید ثبت و پس از رویداد در یک گزارش در اختیار آن ها قرار گیرد.
رونوشت ها و ضبط جلسه: مطمئناً نمی خواهید هنگام میزبانی مجمع عمومی خود نگران ضبط جلسه یا رونویسی آن باشید. به دنبال سامانه ای باشید که خدمات ضبط مجمع و رونویسی را ارائه می دهد.
جلسات پرسش و پاسخ: همه مجامع عمومی مجازی باید فرصت کافی برای پرسیدن سؤال را در اختیار سهامداران قرار دهند. بهترین ارائه دهندگان یک جلسه پرسش و پاسخ برای شما برگزار می کنند، به این معنی که شما می توانید بر جریان جلسه تمرکز داشته باشید، در حالی که آن ها از طرف شما سؤالات را بررسی و در نوبت قرار می دهند.
به راحتی در چندین دستگاه قابل دسترسی باشد: پلتفرم رویداد مجازی شما باید واضح و قابل درک، سازگار با طیف وسیعی از دستگاه ها و برای کاربران با طیف وسیعی از توانایی های فنی، در دسترس باشد.
پیوستن از طریق لینک وب یا اندپوینت ویدئو: ارائه دهنده ای را انتخاب کنید که شرکت کنندگان از طریق کامپیوتر خود با لینک وب یا اندپوینت کنفرانس، با استفاده از یک URL ایمن ایجاد شده که مختص آن ها است، به رویداد بپیوندند.
گزارشات شرکت کنندگان: برای بهره مندی بیشتر از مجامع آنلاین خود، به دنبال ارائه دهنده ای باشید که گزارشات شرکت کنندگان را در اختیار شما قرار می دهد تا به شما در کسب اطلاعات بیشتر در مورد کسب و کار و سهامداران تان کمک کند.
سهولت استفاده از سامانه مجامع آنلاین
سازماندهی و اجرای مجمع عمومی سالیانه می تواند استرس زا و وقت گیر باشد. به همین دلیل است که انتخاب یک ارائه دهنده سامانه مجامع آنلاین که تمام کارهای سنگین پشت صحنه را انجام می دهد و در صورت نیاز در دسترس خواهد بود، برای اطمینان از اجرای صحیح رویداد شما ضروری است.
به دنبال ارائه دهنده ای باشید که تجربه اجرای رویدادهای مجازی موفق را داشته باشد. به این ترتیب، در حالی که بر محتوای جلسه خود متمرکز هستید، خیالتان راحت خواهد بود که رویداد شما در دستان ایمن متخصصان است.
پشتیبانی
چه اولین مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی است که برگزار می کنید و چه صدمین، فرقی نمی کند همه شرکت ها در جریان یک مجمع آنلاین مهم به حمایت و پشتیبانی حرفه ای نیاز دارند. مراقب باشید که چه ارائه دهنده ای را به عنوان میزبان رویداد خود انتخاب می کنید، زیرا برخی از ارائه دهندگان چیزی فراتر از یک پلتفرم جلسه سلف سرویس نیستند، اگر مهمانان به درستی متصل نباشند، مشکلاتی مربوط به کیفیت صدا و تصویر وجود داشته باشد، یا اتفاق غیر منتظره دیگری رخ دهد، شما در معرض مشکلات بزرگی قرار خواهید گرفت.
برای برگزاری مجمع عمومی عادی سالیانه مجازی خود به دنبال سامانه ای باشید که نه تنها به صورت ۷/۲۴ پشتیبانی فنی ارائه می دهد، بلکه پشتیبانی قبل و بعد از رویداد را نیز ارائه می دهد، به طوری که می توانید سؤالات خود را مطرح کنید، اجراهای آزمایشی انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که همه چیز برای موفقیت مجمع عمومی مجازی شما تنظیم شده و مهیا است.
امنیت در سامانه مجامع آنلاین
هنگام انتخاب سامانه مجمع آنلاین، اطمینان حاصل کنید که آن ها چندین لایه امنیتی شامل URL های رمزگذاری شده منحصر به فرد، دامنه های امن و ارائه کدهای دسترسی و PIN هایی برای از بین بردن احتمال نفوذ را ارائه می دهند.
ظرفیت
بسته به اندازه سازمان شما، ممکن است صدها سهامدار داشته باشید که می خواهند در مجمع عمومی مجازی شما شرکت کنند. بنابراین، به سامانه مجامع آنلاینی نیاز دارید که فناوری مورد نیاز برای برای میزبانی تعداد زیادی از شرکت کنندگان را داراست.
منبع: